Πώς να κυκλώσετε μη έγκυρα δεδομένα στο Microsoft Excel

Εντοπίστε μη έγκυρα δεδομένα που ξεφεύγουν από την απαίτησή σας.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επικύρωση δεδομένων στο Microsoft Excel για να σταματήσετε τις εσφαλμένες καταχωρίσεις δεδομένων. Αλλά μπορεί να υπάρχουν φορές που αυτή η επικύρωση δεν λειτουργεί όπως είχε προγραμματιστεί. Για να βοηθήσετε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Circle Invalid Data.

Με την επικύρωση δεδομένων, μπορεί να έχετε έναν τύπο στο κελί ή να έχετε ήδη καταχωρίσει δεδομένα στο κελί. Δυστυχώς, αυτοί οι τύποι καταστάσεων μπορούν να παρακάμψουν αμέσως μετά την επικύρωση δεδομένων που χρειάζεστε. Εάν συμβεί αυτό, μπορεί να καταλήξετε με λανθασμένα δεδομένα. Ας δούμε πώς να το εντοπίσετε, ζητώντας από το Excel να το κυκλώσει για εσάς.

Διαχείριση σφαλμάτων με επικύρωση δεδομένων

Όταν ρυθμίζετε την επικύρωση δεδομένων για ένα κελί ή ένα εύρος, μπορείτε να προσθέσετε ταυτόχρονα χειρισμό σφαλμάτων. Αυτός είναι ένας καλός τρόπος για να ενημερώσετε τον χρήστη ότι αυτό που προσπαθεί να εισαγάγει δεν είναι έγκυρο.

Μπορείτε επίσης να δώσετε ένα μήνυμα που θα τους ενημερώνει τι πρέπει να εισάγουν.

Κύκλος μη έγκυρων δεδομένων

Ένα τέλειο παράδειγμα επικύρωσης δεδομένων που δεν κάνει τη δουλειά του είναι όταν χρησιμοποιείτε έναν τύπο. Μπορεί να χρειαστείτε έναν συγκεκριμένο αριθμό, δεκαδικό ή ημερομηνία. Εάν το αποτέλεσμα αυτού του τύπου αλλάξει και τα δεδομένα δεν πληρούν πλέον την απαίτηση, αυτά τα δεδομένα επιτρέπονται και δεν θα δείτε σφάλμα.

Ας δούμε ένα παράδειγμα. Εδώ έχουμε έναν τύπο που προσθέτει τις τιμές στα κελιά A1 και A2 και τοποθετεί το αποτέλεσμα στο A3. Έχουμε ρυθμίσει την επικύρωση δεδομένων στο κελί A3 για να επιτρέπει μόνο έναν αριθμό μεταξύ 10 και 20.

Αρχικά, το αποτέλεσμα από τον τύπο ταιριάζει στην απαίτηση επικύρωσης δεδομένων.

Αλλά αν αλλάξουν οι αριθμοί στα κελιά A1 ή A2, αλλάζοντας έτσι το αποτέλεσμα του τύπου, τα δεδομένα εξακολουθούν να επιτρέπονται σε αυτό το κελί, παρόλο που δεν είναι έγκυρα. Επιπλέον, δεν βλέπετε μήνυμα σφάλματος.

Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Circle Invalid Data.

Μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα, επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Επικύρωση δεδομένων και επιλέξτε "Κύκλος μη έγκυρων δεδομένων" στην ενότητα Εργαλεία δεδομένων της κορδέλας.

Στη συνέχεια, θα δείτε αυτό το κελί με επικύρωση δεδομένων και λανθασμένα δεδομένα με έναν κόκκινο κύκλο γύρω του.

Αυτό σας επιτρέπει να κάνετε όποιες διορθώσεις είναι απαραίτητες. Στη συνέχεια, ο κύκλος αφαιρείται. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε Επικύρωση δεδομένων > Εκκαθάριση κύκλων επικύρωσης εάν θέλετε να αποδεχτείτε τα δεδομένα.

Ένα άλλο χαρακτηριστικό παράδειγμα μη έγκυρων δεδομένων είναι εάν έχετε ήδη δεδομένα σε ένα κελί και τότε ρυθμίστε την επικύρωση δεδομένων. Εδώ, έχουμε κείμενο στο κελί μας που είναι μεγαλύτερο από 10 χαρακτήρες. Παρόλο που ρυθμίσαμε την επικύρωση να δέχεται μόνο κείμενο με λιγότερους από 10 χαρακτήρες, η επικύρωση δεν εντοπίζει τα μη έγκυρα δεδομένα επειδή προϋπάρχει.

Σε αυτήν την περίπτωση, η χρήση του Circle Invalid Data λειτουργεί όπως αναμένεται.

Μπορεί να υπάρχουν άλλες περιπτώσεις εκτός από αυτά τα παραδείγματα όπου μη έγκυρα δεδομένα εισέρχονται σε ένα κελί με επικύρωση δεδομένων. Όπως αναφέρει η Microsoft, αυτό μπορεί να συμβεί όταν αντιγράφετε και επικολλάτε δεδομένα στο κελί, χρησιμοποιείτε τη δυνατότητα γέμισης ή εκτελείτε μια μακροεντολή. Ωστόσο, μπορεί απλώς να δείτε ένα σφάλμα που σας απαγορεύει την επικόλληση ή τη συμπλήρωση των δεδομένων. Ή, σε ορισμένες περιπτώσεις, η επικύρωση δεδομένων απλώς αφαιρείται.

...τα μηνύματα επικύρωσης δεν θα εμφανίζονται και μπορούν να εισαχθούν μη έγκυρα δεδομένα εάν εισαγάγετε δεδομένα σε ένα κελί με αντιγραφή ή συμπλήρωση, εάν ένας τύπος στο κελί υπολογίζει ένα αποτέλεσμα που δεν είναι έγκυρο ή εάν μια μακροεντολή εισάγει μη έγκυρα δεδομένα σε το κύτταρο.

Αν και το Circle Invalid Data ενδέχεται να μην λειτουργεί σε καθεμία από αυτές τις πρόσθετες καταστάσεις, έχετε υπόψη σας αυτά τα άλλα σενάρια κατά την αρχική ρύθμιση της επικύρωσης δεδομένων. Και, θυμηθείτε να χρησιμοποιείτε τη δυνατότητα Circle Invalid Data όταν μπορείτε.